Gestion Administrative
Du recrutement à la sortie : formalités d'engagement, dossier du personnel, modifications contractuelles et fin des rapports de travail.
Télécharger le PDFFormalités d'engagement
L'arrivée d'un nouveau collaborateur déclenche un ensemble d'obligations administratives et légales.
Contrat de travail (art. 319 à 362 CO)
- Contrat écrit obligatoire dès 1 mois de durée (art. 330a CO) — recommandation : toujours par écrit.
- Éléments essentiels : identité des parties, fonction, salaire, horaires, durée (CDI/CDD), période d'essai, lieu de travail, date d'entrée.
- Période d'essai : 1 mois par défaut (art. 335b CO) — modifiable par convention.
- Temps de travail : 42-45h/sem. (industrie/horaire), 50h/sem. max LTr (art. 9 LTr).
Annonces obligatoires
- AVS / AI / APG / AC : affiliation à la caisse de compensation dans les 30 jours.
- LPP : affiliation à la caisse de pension dès le seuil d'entrée (CHF 22'680/an).
- LAA : assurance accidents dès 8h/semaine (SUVA ou assureur privé).
- AF : inscription à la caisse d'allocations familiales.
Permis de travail en Suisse
| Permis | Bénéficiaires | Conditions |
|---|---|---|
| B | Citoyens UE/AELE (5 ans) | Contrat ≥ 1 an, activité salariée |
| C | Établissement (définitif) | Après 5 ans de permis B, intégration |
| L | Courte durée (UE/AELE) | Mission ≤ 90 jours/an, activité autorisée |
| G | Frontalier (UE/AELE) | Retour hebdomadaire au domicile étranger |
Les citoyens suisses n'ont pas besoin de permis. Les ressortissants hors UE/AELE relèvent de quotas et d'autorisations spécifiques (permis B ou L contingentés).
Dossier du personnel
Chaque collaborateur dispose d'un dossier RH confidentiel qui retrace son parcours dans l'entreprise.
Contenu du dossier
- Pièce d'identité, permis de séjour, CV, certificats de travail antérieurs.
- Contrat de travail et avenants successifs.
- Formulaire SIP (déclaration d'entrée AVS/IPG/LAA/LPP).
- Justificatifs de formation (diplômes, certificats).
- Relevés d'heures / absences / congés / maladie.
- Évaluations annuelles, avertissements, attestations.
Suivi des absences
Le contrôle des absences s'appuie sur le certificat médical (dès 3 jours consécutifs généralement), la gestion des congés (25 jours/an pour 5 semaines, 20 jours pour 4 semaines selon CCT) et le suivi des absences injustifiées (motif d'avertissement).
Protection des données — LPD
La Loi fédérale sur la Protection des Données (LPD) impose : collecte licite, proportionnalité, sécurité, droit d'accès du collaborateur, conservation limitée. Les données sensibles (santé, opinions) sont particulièrement protégées. Durée de conservation recommandée : 10 ans après la fin des rapports (délais de prescription).
Modifications en cours de rapports
Avenants au contrat
Toute modification durable (changement de fonction, augmentation, passage à temps partiel) doit faire l'objet d'un avenant écrit signé par les deux parties. Le refus d'un avenant ne constitue pas un motif de licenciement en soi.
Suspension du contrat
- Maladie : obligation de l'employeur de continuer à payer le salaire selon le barème (barème bernois, zurichois ou autres CCT).
- Accident : indemnités journalières LAA après délai de carence.
- Service militaire / civil : APG compense la perte de gain.
- Congé maternité / paternité : APG 14 semaines / 2 semaines.
Changement de taux d'occupation
Le passage à temps partiel modifie les droits aux allocations et le calcul des charges. Les acomptes LPP restent sur la base du dernier salaire (prestation de libre passage).
Délais de résiliation (art. 335c et 335d CO)
| Ancienneté | Délai de congé |
|---|---|
| Période d'essai | 7 jours |
| 1re année | 1 mois |
| 2e à 9e année | 2 mois |
| Dès la 10e année | 3 mois |
Délai minimum en cours de mois, résiliation possible jusqu'au 30 du mois pour la fin du mois suivant. Protection contre le licenciement abusif (art. 336 CO) : grossesse, maladie, service militaire.
Fin des rapports de travail
Procédure de sortie
- Entretien de départ, restitution du matériel, désactivation des accès.
- Solde de tout compte : salaire, 13e, heures supplémentaires, vacances non prises, gratification.
- Attestation d'employeur (recommandé), certificat de travail.
Certificat de travail (art. 330a CO)
Le salarié peut en tout temps demander un certificat intermédiaire (sur la nature et la durée des rapports) et, après la fin des rapports, un certificat complet incluant une appréciation sur la qualité du travail et le comportement. L'employeur doit être loyal, véridique et bienveillant — pas de clause de non-concurrence dans le certificat.
Gestion des temps de travail
Le système de saisie (badgeuse, Excel, logiciel RH) doit respecter la LTr. Conservation des données de temps pendant 5 ans au minimum. Le salaire horaire = salaire mensuel × 12 / (heures hebdomadaires × 52).